Next Level Procurement

Inkoop: ingewikkeld parcours vol hindernissen

Publieke instellingen willen met hun inkoopmanagement het optimale resultaat behalen. Een resultaat dat in breed opzicht aansluit bij hun project- en beleidsdoelstellingen en meerwaarde oplevert voor de organisatie, zodat het in zekere zin ook visie en missie versterkt. Klinkt mooi, maar blijkt in de praktijk vaak lastig realiseerbaar. Het inkoopproces en de bijbehorende aanbesteding leiden regelmatig tot weerstand bij de verschillende betrokkenen - zij ervaren het als een problematisch proces vol obstakels, dat een mooi eindresultaat in de weg zit. Een gemiste kans!

Nieuw concept

Flux Partners en PROOF Adviseurs merkten dat veel opdrachtgevers uit de publieke sector en de markten infrastructuur, energie, bebouwde omgeving en duurzaamheid tegen vergelijkbare problemen aanliepen in het inkoopproces. Daarom hebben ze gezamenlijk een concept ontwikkeld dat de belangrijkste obstakels tackelt en het inkoop- en aanbestedingsproces strategisch invliegt: Next Level Procurement. Die aanpak zorgt ervoor dat de bijdrage van elke betrokkene maximaal relevant is en van serieuze toegevoegde waarde. Feitelijk tilt Next Level Procurement het complete proces naar een strategischer en duurzamer niveau. Ligt de focus bij inkoop tot nu toe op de tactisch-operationele kant, met Next Level Procurement transformeert de organisatie het inkoopproces tot een strategisch beleidsinstrument, dat optimaal in lijn is met de organisatie- en projectdoelstellingen. Effect: minder weerstand, meer betrokkenheid, meer relevante en toegevoegde waarde van de verschillende betrokkenen en een optimaal eindresultaat.

Next Level Procurement is een nieuwe visie op de aanpak van inkoopmanagement bij organisaties. Next Level Procurement lost de problemen op die betrokkenen nu vaak ervaren bij het inkoopproces, neemt de belangrijkste obstakels weg en brengt het proces in lijn met de doelstellingen van de organisatie. Het maximaliseert de specifieke input van de verschillende partijen en vergroot de relevantie van hun bijdrage om zo te komen tot een optimaal eindresultaat.

Van obstakel naar mirakel

Aanbesteden. Bij veel publieke organisaties gaan dan de hakken in het zand. Natuurlijk, het is verplicht om de inkoop aan te besteden, maar betrokken medewerkers ervaren de procedure, de organisatie en de mensen die erbij betrokken zijn als obstakel voor een soepel verloop én een optimaal eindresultaat.

Beleidsafdelingen vinden de samenwerking met de inkoopfunctie en de aanbestedingsjuristen soms ingewikkeld en beperkend. Er blijkt zo veel niet te kunnen en er blijkt zo veel te moeten. De inkopers ervaren de samenwerking met beleidsafdelingen soms als lastig en weinig coöperatief. Ze maken te weinig en te laat gebruik van hun expertise en speciaal ontwikkelde instrumenten worden terzijde geschoven.

Kort gezegd: bij veel organisaties heerst nog te veel een eilandcultuur als het gaat om inkoop en aanbestedingen. Ook is er te weinig sprake van een integrale inkooporganisatie waarbij alle betrokken functies en afdelingen in een optimaal proces werken aan de realisatie van de strategische organisatie- en projectdoelstellingen. Dit kan wel anders!

Win-win

Next Level Procurement is ontwikkeld vanuit de gedachte dat aanbesteding in principe moet leiden tot een win-win situatie waar alle betrokken partijen van kunnen profiteren. Bij deze aanpak wordt meer gebruikgemaakt van de aanwezige expertise van de diverse betrokkenen en wordt het proces in zijn geheel meer gestroomlijnd. Daarbij ligt de focus nadrukkelijk op kansen (wat kan wel) en juist niet op problemen (wat kan niet).

Next Level Procurement in het kort

Zoals gezegd: aanbesteden is in veel gevallen wettelijk verplicht - als organisatie ontkom je er niet aan. Om dat proces soepel en succesvol te laten verlopen is het slim om te focussen op de aanpak rondom de aanbesteding. Hoe verloopt dat proces? Waar zitten de knelpunten? Wat gaat wel goed, wat juist niet? Als het kader waarbinnen iedereen moet opereren duidelijk afgebakend is voor alle betrokkenen, ontstaat er meer ruimte voor creativiteit - hoe paradoxaal dat misschien ook klinkt. Bovendien, en dat is misschien nog wel het belangrijkste, door het inkoopbeleid strategisch in te vliegen in plaats van tactisch-operationeel wordt de inkoop integraal onderdeel van de organisatie en sluit het ook beter aan op de beleids- en projectdoelstellingen. Daarbij moeten alle relevante disciplines op gelijkwaardig niveau hun inbreng kunnen doen. En dan is de cirkel echt rond. Zeker met het oog op de lange termijn.

Next Level Procurement beschouwt inkoop dan ook als een serieus strategisch beleidsinstrument. Een procesmanager inkoop neemt de lead in het complete aanbestedingsproces (van inkoopstrategie tot en met het tekenen van het contract) en de inkooporganisatie realiseert strategische beleids- en projectdoelen. Deze procesmanager fungeert daarbij nadrukkelijk als schakel tussen alle partijen en bemoeit zich niet met de (technische) inhoud. Door te focussen op kansen en mogelijke problemen tijdelijk te parkeren of te tackelen wordt het mogelijk om de aanwezige expertise beter op elkaar aan te laten sluiten en zelfs verbindend te laten werken, maar vooral in hun kracht te zetten. De procesmanager zorgt ervoor dat de voortgang van het proces voor iedereen vooraf helder is en ook wordt nageleefd.

Spil op het middenveld

De procesmanager inkoop wordt daarmee een echte spil op het middenveld. Hij of zij koppelt de verschillende mensen en de verschillende perspectieven aan elkaar, vanaf het prille idee tot het tekenen van het contract. Vanuit het idee dat de regels rondom de aanbesteding zijn zoals ze zijn, en dat je binnen dat kader op zoek moet naar de kansen die dat biedt om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. De procesmanager luistert naar iedereen, de beleidsadviseurs, de juristen en inkopers, naar IT'ers en financieel specialisten en verbindt inhoudelijke en technische kennis met juridische eisen en procesdoelstellingen.

Zo vormt het kader waarbinnen iedereen die betrokken is bij de inkoop kan opereren geen begrenzing van de creativiteit, maar stimuleert het die juist: iedereen is dankzij het kader immers zeker van zijn zaak. Geen twijfel over fouten die gemaakt kunnen worden, maar juist vertrouwen op eigen kennis en expertise. Door iedereen zich op zijn eigen onderdeel te laten focussen kan de procesmanager de inkoop veel beter integreren in de organisatie en zo dus laten aansluiten bij de strategische beleidsdoelstellingen.

Lef hebben

Deze aanpak vereist wel een gedegen voorbereiding. Bovendien houdt de komst van de procesmanager inkoop ook in dat andere betrokkenen moeten durven loslaten: iedereen focust zich op zijn of haar deel, de procesmanager inkoop verbindt. Dat vraagt ook van de procesmanager inkoop durf. Hij of zij moet het proces van a tot z beheersen. De expertise of ervaring van een procesmanager hoeft niet per se te liggen op juridisch of inkoopvlak, integendeel. Veel belangrijker is dat hij of zij het proces overziet, en praktische oplossingen kan linken aan strategische doelstellingen.

Sowieso vraagt Next Level Procurement van alle betrokkenen een andere mindset. Iedereen zal met een nieuwe insteek het bekende proces in moeten vliegen. Ook daar ligt een taak voor de procesmanager inkoop: door inzicht te verschaffen en iedereen maximaal te laten focussen krijgt die nieuwe mindset kans van slagen. Dan ontstaat er draagvlak voor de nieuwe methode en bereik je het beste eindresultaat.